Créer une adresse mail professionnelle

Pourquoi une adresse à votre nom de domaine

Écrire à un client avec une adresse gratuite (Gmail, Yahoo, Orange) ne fait pas très professionnel, selon l’Afnic, l’association qui gère les noms de domaine en .fr. Utiliser le nom de domaine de l’entreprise est un gage de sérieux pour vos prospects, vos clients et vos fournisseurs, met votre marque en avant et réduit le risque d’usurpation d’identité.

Il y a aussi une raison plus pratique : l’adresse appartient à l’entreprise, pas à la personne. Si un collaborateur part, l’adresse contact@ ou devis@ reste et continue de recevoir vos messages.

Les étapes, dans l’ordre

1. Réservez un nom de domaine auprès d’un bureau d’enregistrement. Pour un .fr, c’est obligatoirement l’un d’eux : l’Afnic ne reçoit pas directement les demandes. Notre outil de vérification vous dit si le nom que vous voulez est libre. La réservation dure de un à dix ans, au choix.
2. Choisissez votre messagerie : un service inclus chez votre hébergeur, ou Google Workspace ou Microsoft 365 (voir plus bas).
3. Créez les adresses : une par personne, ou des adresses par fonction (contact@, devis@, achats@). Le bureau d’enregistrement ou l’hébergeur configure en général cela dans la même démarche.
4. Réglez le domaine (les enregistrements DNS) pour que les e-mails destinés à votre nom de domaine arrivent bien chez la messagerie choisie. Votre fournisseur vous donne les valeurs à saisir.
5. Ajoutez la boîte dans votre outil habituel (Gmail, Outlook, Thunderbird) : vous saisissez l’adresse, le mot de passe et les paramètres des serveurs de réception et d’envoi (intitulés POP, IMAP et SMTP) donnés par l’hébergeur. Faites la même chose sur votre téléphone.
6. Testez : envoyez un message à une adresse extérieure, puis répondez-y. Regardez aussi s’il est arrivé dans les courriers indésirables.

À l’étape 3, préférez les adresses par fonction aux adresses personnelles quand elles concernent un service : elles restent stables dans le temps, et plusieurs personnes peuvent les partager pour que les messages soient traités en cas d’absence.

Quelle messagerie choisir

• Une messagerie incluse chez votre hébergeur suffit si vous voulez seulement des adresses à votre nom : recevoir, envoyer, rien de plus.
• Google Workspace ou Microsoft 365 conviennent si vous travaillez avec un agenda et des documents partagés : les adresses viennent avec les outils de bureautique en ligne.

Le choix dépend de la taille de l’équipe et de vos habitudes de travail. Comparez le prix par utilisateur et par mois avant de vous décider : il s’ajoute chaque mois, à chaque nouvelle personne.

Éviter que vos messages partent en spam

Un e-mail sorti depuis votre domaine doit prouver qu’il vient bien de vous. Trois réglages du DNS s’en chargent :

• SPF : la liste des serveurs autorisés à envoyer des messages au nom de votre domaine ;
• DKIM : une signature ajoutée à chaque message, qui permet au destinataire de vérifier qu’il n’a pas été modifié ;
• DMARC : la règle qui dit au destinataire quoi faire des messages qui échouent aux deux contrôles précédents.

Ce n’est pas facultatif chez Gmail : d’après Google, depuis le 1er février 2024, tous les expéditeurs vers des comptes Gmail doivent configurer SPF ou DKIM. Ceux qui envoient plus de 5 000 messages par jour doivent en plus configurer SPF et DKIM ensemble, et DMARC. La plupart des entreprises n’atteignent pas ce volume, mais nous recommandons de régler les trois, avec une règle DMARC réglée d’abord sur « none » (elle observe sans rien bloquer).

Votre fournisseur de messagerie indique en général les valeurs à saisir. Si vos messages partent en spam alors que vous écrivez à des clients qui vous connaissent, c’est la première chose à vérifier.

Le point qu’on oublie : renouveler le domaine

Le nom de domaine se réserve pour une durée donnée, de un à dix ans pour un .fr, et se renouvelle auprès de votre bureau d’enregistrement. Si vous ne le faites pas, votre bureau d’enregistrement demande la suppression du nom de domaine à l’Afnic. Vous perdez alors l’adresse de votre site et les adresses e-mail qui y sont associées.

Trois précautions : notez la date d’échéance dans votre agenda ; vérifiez que le domaine est bien déposé à votre nom (et pas à celui d’un ancien prestataire) ; gardez l’adresse de contact du compte à jour, sur une boîte que vous lisez.

Le faire vous-même, ou vous faire aider

Tout ce qui précède se fait seul. Les difficultés arrivent au moment des réglages DNS, ou quand il faut déplacer un domaine et un site existants sans couper les e-mails. Dans ce cas, mieux vaut préparer la bascule avec quelqu’un plutôt que de la découvrir en cours de route.

C’est ce que nous faisons avec l’hébergement, les e-mails pro et le nom de domaine : nous choisissons avec vous la messagerie, nous créons les comptes à votre nom, nous préparons la bascule et nous vérifions que tout arrive. Le nom de domaine et l’hébergement sont payés au prestataire, pas à EP Digital.